行政書士は登録時に必ず事務所の電話番号を届け出なければなりません。つまり行政書士として開業する以上「電話番号を持たない」という選択肢は無く、電話対応業務は必須となります。今回の記事では、そんな電話対応業務を効率化するために導入を検討したい「電話代行サービス」について、そのメリット・デメリットを踏まえおすすめのサービスについて解説していきます。
そもそも電話代行サービスとは？
ご存じの方も多いとは思いますが、前提として念のため説明しておきます。
一般的な電話代行サービスとは、お客様からかかってきた電話の応対を外部委託できるサービスのことです。電話代行サービスのオペレーターがお客様からの電話を受電し、お名前、折り返し先の電話番号、用件などを伺い、チャットやメールで内容を知らせてもらえるサービスです。
行政書士が電話代行を検討するタイミング
実は、開業直後はびっくりするほど事務所の電話が鳴ります。仕事の依頼？いえいえ、営業の電話です。
登録申請を済ませ無事行政書士として登録されると、ご丁寧に事務所名や名前、事務所住所や電話番号が日行連の検索サイトに載るんですね。悲しいですが開業期の士業や事業主をターゲットにしている会社にとっては自動で更新される営業リストですから、チェックしている業者さんから凄い数の営業電話がじゃんじゃんかかってきます。
コピー機、ホームページ制作、SEO対策、ノベルティ作成･･･もうそれはありとあらゆるジャンルの営業が。
最初は果敢に挑んでくる営業マンをあしらうのも楽しかったりするのですが、すぐに飽きますし、「また営業かな･･･」と思うと電話に出るのも億劫になってしまいます。
仕事が軌道に乗り始めてくると、申請先への移動や打ち合わせなどでなかなか電話に出られない場面も増えてきます。そんな時、大事な新規のお客様からの電話を取り損ねてしまっては受任の機会を逃してしまうことになるかもしれません。
既存のお客様からの信頼度にも影響しますので、やはりかかってきた電話にはどういう形であれ一次対応したいものです。
さらに仕事が軌道に乗り、従業員を雇ったとします。来客対応＋電話対応＋書類作成などをお願いできるパートさんを雇うというのはよくあるパターンですが、実は最近の調査では就労者のうち約6割の人が電話に苦手意識を抱いているという調査結果も出ています。
実際、私も電話応対はあまり得意ではないですし、一般企業で働いていた時も電話に出るのは結構なストレスを感じていました。
2024年2月に行政書士の学校で「開業ダッシュセミナー」を開催した時のことです。今回で14回目となった開業ダッシュセミナーですが、初めて「副業開業」というテーマにもフォーカスして講師の先生にお話しいただきました。
講師の林先生が副業で開業された時のお話しの中で、「日中は電話代行を活用していた」というエピソードが出ました。その時、受講者の皆さんが一斉にメモを取られたのが凄く印象に残っています。
サラリーマンなど企業勤めの傍ら副業で開業（行政書士登録）した場合、前述の営業電話も、依頼の電話も即時で対応することはできません。ですので副業で開業する場合は、電話代行はほぼ必須のツールなのではないかなと思います。
ご紹介した開業ダッシュセミナーの視聴方法はこちらからご確認ください。今年の開業ダッシュセミナーは、副業で開業したい方にもおすすめの内容となっています。
電話代行のメリット
ここからは電話代行サービスを導入するメリットについて考えてみます。
電話というのは予期せぬタイミングでかかってくるものです。
集中して書類を作っている時、文章を書いている時、良いアイデアが思いついた時･･･自分のペースで仕事をしたくても突然の電話によって中断されてしまうことがあります。
電話代行を利用すると強制的に仕事を中断されることが無くなりますので、非常に効率的に仕事に取り組むことができます。
電話代行を利用すると対応時間内であれば必ず受付には電話が繋がりますので、「電話がつながらない」とがっかりされることもないですし、電話を取り損ねたことによって新規のお仕事を取りこぼしてしまうこともありません。
また、ひとり事務所の場合でも電話受付がしっかりしていると「スタッフの方がいるのかな？」と思っていただけることもあり、安心感につながることもあるかもしれません。
色々なメリットはありますが、とにかく電話に出なくても良いという安心感・解放感が得られます。営業電話に時間を取られることも無いですし、いきなり知らないことを電話口で質問されることもありません。
特に行政書士の場合業務範囲が広いので、あまり詳しくない分野についていきなり電話でたずねられても困る、というケースもあると思います。
電話代行の場合、オペレーターさんが要件を聞き取って簡潔にまとめた上で伝えてくれるので、予めどのような要件で電話がかかってきたのか状況を整理してかけ直すことができます。
電話代行のデメリット
ここまで電話代行のメリットについて検討してきましたが、デメリットがないわけでもありません。
やはり受付を間に挟むことになりますので、自分が直接電話に出られず業務のスピード感が損なわれるというデメリットはあります。特にざっくりした新規の問合せの場合、このように受付で判断できないことを聞かれると終話してしまうというケースもあります。
このケースについては対応方法がありますので後ほどご紹介します。
これは実体験ですが、「事務所の受付なのに何でこんなことも分からないんだ」とオペレーターさんにお怒りになったお客様がいらっしゃいました。オペレーターさんはあくまでも要件や折り返し先を聞くのみなので、質問への対応はできません。例えば事務所の住所やFAX番号、担当者の名前など簡単に分かりそうなことでも対応が難しいのです。
もちろんオペレーターさんから「代行窓口なので」いうことを伝えてもらうこともできますが、中にはそういった事情が理解できない方も稀にいらっしゃるので注意は必要です。
行政からの折り返しなど、電話代行の受付に繋がってほしくない電話を受ける場合もあると思います。そんな場合は一時的に電話代行での受付をストップしたり、予め携帯番号を伝えておくなどの工夫も必要です。
一定のサービスを利用しますので、当然コストが発生します。固定料金や従量課金等、様々な料金形態のサービスがありますが、得られるメリットと比較してよく検討する必要があります。
おすすめの電話代行サービス「fondesk」
これまで電話代行サービスのメリットデメリットを色々と見てきましたが、今回特に私がおすすめしたいのは「fondesk」です。前述の林先生が開業ダッシュセミナーの中でもご紹介された電話代行サービスです。
私も現在進行形でお世話になっていますが、非常に使いやすいサービスで重宝しています。重宝どころか、正直、もうfondeskナシでは仕事が成り立たないレベルです。
ざっくりサービスをまとめると、以下のようになります。
- 契約中の電話番号から転送設定を行うことで利用できる電話代行サービス
- 対応可能時間は平日9時～19時
- 電話の内容はチャット、メール、LINEなど様々な方法で通知
- 料金は月額1万円で50件まで対応（51件目からは1件200円の従量料金）
- 時間外対応などのアナウンスもカスタマイズ可
夜間や休日対応ができないのがデメリットと言われていることもあるようですが、士業事務所であれば基本的に平日9～19時で概ね営業時間はカバーできると思いますのでその点は問題ないかと思います。
次に気になるのが料金ですが、開業直後などは月額1万円の固定費には少し尻込みしてしまうこともあり、悩ましいポイントだと思います。
ただ、仮に月に数件だけしか電話がかかってこないとしても業務に集中できるメリットは非常に大きいので、まずはしばらく導入してみて決定する形でも問題ないと思います。
一般的な電話代行のデメリットとして「オペレーターの質に差がある」や「対応品質が良くない」というレビューも見られますが、私はfondeskを利用していてそのように感じたことはありません。
例えば「事業再構築補助金」や「産業廃棄物収集運搬業」といった一般の方にはあまり馴染みのないようなワードもきちんと記録に残してくださいますし、何より受電から通知までがかなりスピーディです。
大体1～2分ほどで通知が届きますので、折り返し対応のタイムラグも恐らくお客様にとってはそれほど気にならないと思います。
fondeskの場合、自分が契約している電話番号から転送する形で利用するため、予め電話番号は用意する必要があります。私の場合は「03plus」というサービスで固定の電話番号を契約し、そこからfondeskに転送して利用しています。
携帯でも固定でもIP電話でも、転送サービスがあればすぐに導入できますし、解約しても電話番号は変わりませんのでとりあえず試してみたいという場合も気軽に導入できるかと思います。
また、先ほどデメリットのところで挙げた、折り返しの電話番号を伺う前に終話してしまうケースですが、03plusと併用すれば03plusからfondeskへの転送履歴が見られる（普通に03Plusのアプリで着信履歴を見ればOK）のでそちらから折り返しの連絡を行いフォローすることが可能です。
fondeskには14日間の無料トライアル期間がありますので、まずは気軽にトライアルからはじめてみることをおすすめします。トライアル期間中に実際の使い勝手を試して検討してみてください。
どうしても、「電話対応＝仕事をする上では当たり前」という固定観念があるものですが、実際に電話代行を導入してみて、こんなにも負荷が減るものかと私も驚きました。ぜひ皆さんにも体感していただきたいです！
ご興味のある方は、上記リンクから無料トライアルを開始いただくか、お申し込み時に紹介コード「VX693-0001」を入力いただくと、初回の月額基本料金が5,000円（税別）引きになります。ぜひご活用ください！
